Powerful global forces are putting growing pressure on the corporate center, changing the way it operates, the way its employees collaborate, and the way it is configured. These technology-driven changes allow the corporate center to be more nimble and flexible, at lower cost. But to ensure that they are reaping the full benefits of these changes, companies need to reshape the corporate center so that it retains its role as a governance body and service provider to the company but also takes advantage of the opportunity to improve its capabilities.
With careful planning, the corporate center can evolve to produce more precise, higher-quality work more quickly and efficiently; collaborate more closely with operations; and build deep business knowledge that will enable future innovation.
How Tech Trends Are Inspiring New Ways of Working
Three trends in particular are reshaping corporate centers:
- The Automation of Transactional and Knowledge Management Processes. Transactional and knowledge management work that is done manually today will increasingly be automated. To analyze an employee record, for example, the human resources department will no longer need to check multiple systems and collate the data; instead, a script will pull all the required data and present the results. Automating simple and repetitive tasks will free companies to hire more specialized staff to interpret the data, thus generating more advanced insights.
- Digitalization and the Adoption of Artificial Intelligence. Digitalization and AI are making it possible to create, aggregate, and analyze enormous quantities of data, thereby transforming corporate decision making and task execution. These advances boost organizational efficiency and effectiveness; they also require fewer personnel to sit at desks in a global center. Employees who handle invoicing and payments from shared-service centers, for example, may become unnecessary, as AI can be used to generate credit scores, identify fraud, and pinpoint business opportunities hidden within the data. This does not mean those employees will be let go; instead, they will focus on higher-value-added tasks.
- A crescente dependência da tecnologia de colaboração virtual. Por meio de plataformas on -line e móveis, os funcionários podem acessar os sistemas da empresa de qualquer lugar, permitindo que eles façam parte de uma equipe central e colaborem com eficiência sem estar no mesmo local. Com menos pessoas necessárias no centro corporativo, as empresas podem adquirir novos talentos em vários locais, explorando novos pools de talentos. Este centro será caracterizado por novas maneiras de trabalhar, com equipes ágeis e estruturas fluidas. As unidades organizacionais clássicas já estão sendo substituídas por centros de excelência focados em áreas específicas de especialização, parceiros de negócios ou tarefas administrativas. Além disso, as funções do centro corporativo estão se tornando mais flexíveis, com executivos e funcionários assumindo tarefas de acordo com suas capacidades individuais, em vez de restringir as descrições de trabalho. A interconexão e a digitalização estão permitindo que cada vez mais trabalho que normalmente é feito no centro corporativo seja realizado em qualquer momento da rede corporativa e de quase qualquer lugar do mundo, aumentando a mobilidade global e estimulando o crescimento de comunidades virtuais. Embora a maioria das empresas entenda a necessidade de evolução do centro corporativo, muito poucas empresas têm uma visão clara de onde essa mudança as levará. Enquanto muitos estão adaptando suas operações diárias, eles não começaram a reconfigurar ativamente-ou mesmo reimaginar-seu centro corporativo. The expansion of virtual collaboration technology is creating a level of global interconnection never before imagined. Through online and mobile platforms, employees can access the company’s systems from anywhere, allowing them to be part of a central team and collaborate efficiently without being in the same location. With fewer people needed in the corporate center, companies can acquire new talent in multiple locations, tapping new talent pools.
We foresee these trends leading to a very different corporate center, most likely within the next ten years. This center will be characterized by new ways of working, with agile teams and fluid structures. Already, classic organizational units are being replaced by centers of excellence focused on specific areas of expertise, business partners, or administrative tasks. In addition, corporate center roles are becoming more flexible, with executives and staff taking on tasks according to their individual capabilities rather than narrow job descriptions.
Simultaneously, outsourcing and transactional activities are on the rise, with networks of part-time employees and external contractors reporting to fewer and fewer internal managers. Interconnection and digitalization are allowing more and more work that is typically done in the corporate center to be performed at any point in the corporate network and from almost anywhere in the world, boosting global mobility and spurring the growth of virtual communities.
As the benefits of these changes become increasingly apparent, however, we see surprisingly few businesses taking proactive steps to transform. While most companies understand the need for corporate center evolution, very few businesses have a clear vision of where this change will lead them. While many are adapting their day-to-day operations, they have not begun to actively reconfigure—or even reimagine—their corporate center.
As empresas despreparadas para essa mudança descobrirão em breve que terão uma lacuna crescente entre suas operações e o centro, com ineficiências correspondentes. O RH, por exemplo, deve responder ao crescente número de contratados na folha de pagamento, lidando com a documentação adicional, mesmo enquanto o aumento da automação está liberando os recursos anteriormente necessários para a folha de pagamento e o gerenciamento de tempo. E a crescente disponibilidade de dados está criando uma oportunidade para relatórios e análises muito mais detalhados, mesmo quando os relatórios financeiros internos estão sendo automatizados. Como resultado, embora as empresas exijam menos funcionários com conhecimento específico de contabilidade e auditoria, elas precisarão contratar novos analistas de dados e tradutores de dados.
Companies unprepared for technology-driven changes will soon see a widening gap between their operations and their corporate center.
Alinhando o centro corporativo com operações
Acreditamos que as empresas devem começar imediatamente a moldar seu centro corporativo para imitar os turnos que ocorrem no chão. Quanto mais as atividades, políticas e processos do centro corporativo forem adaptados às operações, melhor o centro poderá apoiar as necessidades dos negócios. Também estimamos uma melhoria significativa na linha inferior, dado que os serviços transacionais, uma vez automatizados, custam pouco além das despesas mínimas de TI; Além disso, algumas competências podem ser terceirizadas com flexibilidade, reduzindo os custos em até 50%. A confiança em um centro físico pode ser diminuída, mas o centro corporativo ainda exigirá uma estrutura oficial, bem como políticas e processos aprovados. Suas atividades centrais permanecerão vitais, seja executando a governança, alinhando as atividades comerciais ou ajudando a empresa a navegar em um mundo cada vez mais complexo. A função de parceiro de negócios também permanecerá, embora novas tecnologias digitais tornem esse papel muito mais eficaz e eficiente. À medida que mais e mais informações estão disponíveis em redes digitais, por exemplo, o centro deve ter as habilidades para analisar esses dados e criar uma compreensão dos fluxos de trabalho, requisitos dos funcionários e configurações de escritório. Para revisão, observa a avaliação manual de currículos e aplicativos. Armazenado na nuvem e mantenha o controle firme da soberania e segurança cibernética de dados. Nem tudo tem que acontecer da noite para o dia: algumas etapas levarão tempo e tudo precisará ser coordenado com ele, RH e outras funções importantes. Mais rápido e mais eficiente que a concorrência, evitando ajustes mais disruptivos posteriormente. Reinhard Messenböck
We recommend that the board and senior leadership work together to create a long-term vision for the center, determining the services it should provide in the future—from guidance and governance to hands-on operations management. Reliance on a physical center may be diminished, but the corporate center will still require an official structure, as well as approved policies and processes. Its central activities will remain vital, whether executing governance, aligning business activities, or helping the company navigate an ever more complex world. The business partner role will remain as well, although new digital technologies will make this role far more effective and efficient.
Leaders should also break down the new vision to understand how it will affect each center function and the business as a whole, including what teams and skills are required by these changes, whether those teams will be onsite or virtual, and if their work can be automated. As more and more information is available on digital networks, for example, the center should have the skills to analyze this data and create an understanding of workflows, employee requirements, and office configurations.
These skills will support specific functions as well:
- Hiring. Recruiters with access to online data about potential job candidates can filter out unqualified prospects and preselect a core group for review, making the manual assessment of résumés and applications obsolete.
- Data Analysis. In finance, rapid analysis of vast amounts of data will expedite credit approvals and lead to fewer misjudgments.
- Data Management. In IT infrastructure, similar skills will be needed to manage data stored in the cloud and keep firm control of data sovereignty and cybersecurity.
With the impact of the changes understood and the new vision approved, leaders can create a multiyear timeline for implementation, with clear milestones. Not everything has to happen overnight: some steps will take time, and all will need to be coordinated with IT, HR, and other key functions.
Finally, leaders must build momentum and engagement, communicating the vision and timeline positively to all center employees.
Companies that embrace the new opportunities brought forth by key trends in technology and begin preparing their corporate centers for the future will be able to stay ahead—working faster and more efficiently than the competition, while avoiding more disruptive adjustments later on.
