Technologias digitais que foram inimagináveis ou muito caras há dez anos estão hoje estão hoje. As empresas com visão de futuro transportam drones sobre linhas de energia, em vez de despachar os inspetores de campo sempre. Sensores remotos, medidores inteligentes e dispositivos portáteis dos indivíduos transmitem dados que prevêem quando a força de campo deve realizar manutenção essencial. As empresas de serviços públicos mais avançados empregam inteligência artificial e realidade aumentada para orientar os trabalhadores de campo remotamente para que possam abordar com segurança e rapidamente interrupções. Embora a digitalização completa seja o objetivo final, mesmo as organizações que se movem apenas um ou dois passos nesse caminho - por exemplo, padronizando e otimizando os sistemas herdados usados para gerenciar suas forças de trabalho - podem economizar custos significativos e melhorar bastante a eficiência e a confiabilidade do fornecimento.
In our work with leading utilities, we identified four stages on the path to a digitally connected workforce. While full digitization is the ultimate goal, even organizations that move just a step or two along this path—for example, by standardizing and optimizing the legacy systems used to manage their workforces—can save significant costs and greatly improve efficiency and supply reliability.
Antes de examinarmos os estágios específicos, vejamos as várias condições que atraem as empresas de serviços públicos a serem digitais hoje. Reguladores, investidores, clientes e concorrentes exigem tempos de resposta mais curtos a interrupções e falhas de rede, a um custo mínimo. Nos EUA e Europa, mudar as empresas demográficas significam que as empresas enfrentam o ônus adicional de encontrar funcionários qualificados para substituir trabalhadores experientes de campo à medida que se aposentam.
The Case for Modernizing Workforce Management Systems
The pressure is on for utility companies to improve performance. Regulators, investors, customers, and competitors demand shorter response times to outages and network faults, at minimal cost. In the US and Europe, changing demographics mean companies face the additional burden of finding skilled staff to replace experienced field workers as they retire.
Os utilitários podem enfrentar esses desafios, melhorando como eles gerenciam sua força de trabalho. Os trabalhadores da força de campo, essenciais para a resolução de falhas de rede, compreendem mais da metade da maioria das forças de trabalho de utilidades. Eles representam cerca de 40% da fatura salarial das empresas, em média, e representam 60% a 80% das despesas de capital (para manutenção e substituição de equipamentos de campo).
Felizmente, as soluções de gerenciamento de força de trabalho digitais são muito mais acessíveis do que há alguns anos atrás. Hoje, os trabalhadores de campo podem usar aplicativos em smartphones e tablets para acessar dados armazenados na nuvem-uma grande mudança em relação ao que as empresas investiram rotineiramente em dispositivos portáteis feitos sob medida e software tradicional embalado.
No entanto, para todas as vantagens da Digital, as empresas de serviços públicos foram mais lentos para adotar sistemas de gerenciamento de força de trabalho digital do que empresas em setores como varejo e frete. Podemos culpar o atraso nos procedimentos herdados, a pressão regulatória limitada para melhorar, restrições de sindicatos e segurança das considerações de fornecimento. Mas não é tarde demais para as concessionárias atualizarem e inovarem com soluções que melhor abordam os desafios únicos do setor.
Não é tarde demais para que os serviços públicos comecem a inovar com soluções digitais.
Nenhuma empresa ainda alcançou digitalização completa, mas algumas empresas líderes estão se movendo em direção a ela automatizando e integrando seus sistemas de força de trabalho e gerenciamento de ativos. O resultado? Capacidades aprimoradas em inteligência artificial, dados em tempo real e soluções remotas. (Consulte o Anexo 1.)
Most utilities, however, are still at the beginning stages of standardizing and optimizing processes. But even at those levels, companies can significantly improve workforce performance by standardizing procedures and tasks across regions and teams. Rather than relying on localized information, companies can manage workers using a central database. Likewise, technology optimizes task allocation by selecting the best workers for the job and choosing the quickest travel route.
padronizando e otimizando seus procedimentos de gerenciamento da força de trabalho, as empresas podem aumentar a disponibilidade dos trabalhadores em campo em 50% e reduzir em 25% o tempo necessário para trabalhos de rotina. (Veja a Figura 2.) O aumento da qualidade da execução do emprego significa que 30% menos viagens repetidas são necessárias. Tudo isso significa que as forças de campo podem fazer a mesma quantidade de trabalho com menos funcionários. E como a garantia de qualidade e a documentação do trabalho é simplificada, o tempo administrativo é reduzido pela metade. Esses dados permitem que os utilitários totalmente digitalizados agendem manutenção preditiva e não rotineira, cortando seus orçamentos de construção em 20%. Agora vamos olhar para os estágios que levam à digitalização completa.
As companies move toward more advanced solutions, big data analytics allows information collected through field workers’ digital devices to build a real-time picture of equipment health. Such data enables fully digitized utilities to schedule predictive rather than routine maintenance, cutting their construction budgets by 20%. Let’s now look at the stages that lead to full digitization.
Os quatro estágios do gerenciamento da força de trabalho digital
Once a company identifies where it lies on the path to full digitization, it can begin to reap the benefits of each stage and progress to the next level. (See Exhibit 3.)
Stage 1: Legacy Solutions
Only a handful of companies still rely on legacy workforce management systems—the norm 20 to 30 years ago, before the rise of automation and modern mobile telecommunications. Legacy systems comprise mainly manual, paper-based processes in which decision making occurs onsite rather than remotely in the center of operations.
estágio 2: Operações padronizadas
, padronizando e centralizando seus procedimentos de gerenciamento da força de trabalho, as empresas podem obter benefícios significativos com relativamente pouco investimento. Ferramentas de rastreamento simples, como sistemas de GPS de veículos e smartphones de tripulação, bem como soluções de TI baseadas em planilhas, permitem que os gerentes alocem tarefas em um conjunto maior e único de trabalhadores; reduzir o tempo gasto em viagens e preparação de tarefas; e comparar o desempenho em diferentes equipes.
Para a maioria dos utilitários, algumas tarefas comuns, como alterar os postes de eletricidade, consumir a maior parte do tempo no campo e cada equipe local usa sua própria abordagem. Mas, ao identificar procedimentos que mais eficientemente completam trabalhos específicos - e depois padronizando -os de maneira visível, como criando um conjunto de diretrizes para essas tarefas, as empresas podem reduzir quanto tempo esses trabalhos comuns levam em 25%, em média.
Da mesma forma, quando os serviços públicos gastam menos tempo coordenando e se preparando para empregos, o número de horas disponíveis para um trabalhador realizar empregos pode aumentar em uma a uma a duas horas por dia e cortar horas extras em um terço. As empresas podem reduzir o tempo de viagem em até 20%, agendando trabalhos nas proximidades, para que a mesma equipe os execute.
By standardizing operations, utilities can reduce travel time by up to 20%.
Todas essas mudanças na administração economizam tempo substancial. De fato, muitos utilitários reduzem a relação de tempo para o planejamento (elaboração de planos de trabalho detalhados e garantia de disponibilidade de equipamentos) para forçar o horário de 1 hora de planejamento para cada 4 horas de campo para uma proporção de 1 para 10. Além disso, os gerentes podem usar os dados de desempenho coletados da programação baseada em planilhas para avaliar a eficácia dos trabalhadores de campo e promover as melhores práticas.
A diferença entre as equipes regionais antes e depois da padronização é grande: as piores regiões podem facilmente gastar o dobro do tempo no mesmo trabalho que o melhor, especialmente com tarefas comuns. Ao identificar uma quantidade apropriada de tempo, tamanho da tripulação, habilidades e equipamentos para um trabalho específico - e fazer esses requisitos padrão por meio da programação - as companos reforçam práticas de trabalho eficientes.
estágio 3: Agendamento otimizado
Quando as empresas adotam um processo de agendamento dinâmico baseado em push, as tarefas são correspondidas com a força de campo disponível. Isso significa que a melhor equipe pode ser encarregada de corrigir um problema que se desenrola no campo com base na localização e no conjunto de habilidades da equipe, enquanto outra equipe pega o trabalho original da equipe.
Atribuindo equipes de acordo com a proximidade do site do problema reduz a viagem desnecessária, reduz os tempos de resposta e aumenta a produtividade. Com esse agendamento dinâmico, os trabalhos podem ser facilmente reatribuídos se os planos existentes mudarem, e os trabalhadores podem assumir pequenos trabalhos quando concluírem as tarefas mais cedo-tudo o que maximiza a eficácia ao longo do dia de trabalho.
Como os sistemas dinâmicos usam mais informações digitais, os utilitários podem cortar índices de 1 membro da equipe de agendamento por 15 trabalhadores de campo para 1 membro da equipe por 80 no campo. E como os trabalhadores recebem informações de trabalho por meio de seus dispositivos portáteis, eles reduzem o tempo improdutivo anteriormente gasto relatando para um depósito central todas as manhãs.
Otimizando a programação requer mais esforço e investimento dos utilitários do que a simples padronização. Por um lado, as empresas precisam de software de computador especializado que execute a programação dinâmica em tempo real. Eles também devem mudar para sistemas sem papel e digitalizar dados de ativos para que os trabalhadores possam comunicar as informações da tarefa eletronicamente.
estágio 4: uma força de campo digital
Um ambiente de força de campo totalmente digitalizado, completo com sensores conectados, inteligência artificial e soluções de realidade aumentadas, podem aumentar substancialmente a eficiência de uma concessionária e reduzir os custos. Esse nível final de gerenciamento de força de trabalho digitalizado exige menos de pessoas para executar tarefas, com as inspeções de rede programadas se tornando uma coisa do passado. Em vez disso, os sensores permitem que os técnicos monitorem a saúde da rede de eletricidade ou rede de gasodutos e robôs e drones diretos para executar verificações de campo. As empresas podem cortar a manutenção corretiva pela metade usando alarmes que sinalizam quando partes do sistema ficam sobrecarregadas. Esses dados em tempo real também permitem que as empresas tomem melhores decisões de investimento sobre manutenção e substituição de equipamentos.
With digital, utilities can cut corrective maintenance in half.
Usando a tecnologia de realidade aumentada, técnicos qualificados nas equipes de campo do Guia do Centro de Operações através de falhas de rede complexas, acelerando os tempos de resposta. As tecnologias de realidade virtual e aumentada (que podem destacar as considerações de segurança na tela de um usuário) também podem reforçar o treinamento e a segurança da equipe. Afinal, eles precisarão de recursos para coletar e analisar grandes quantidades de dados: uma empresa de rede de energia de tamanho médio típico gera cerca de 60 milhões de itens de dados por dia a partir do campo. Isso requer atualização e integração de sistemas de software existentes que governam operações, gerenciamento de rede e interrupções e gerenciamento da força de trabalho para obter um fluxo de informações em tempo real e em tempo real.
Companies aiming for full digitization should be prepared to invest significantly, with both money and time. After all, they’ll need capabilities to collect and analyze huge amounts of data: a typical medium-sized energy network firm generates about 60 million data items each day from the field. This requires upgrading and integrating existing software systems that govern operations, network and outage management, and workforce management to achieve a seamless, real-time information stream.
Mas como, exatamente, os serviços públicos podem passar pelos estágios que acabamos de descrever para alcançar a digitalização completa em seu gerenciamento da força de trabalho? Leia. No entanto, com a abordagem correta, as empresas de serviços públicos podem alcançar benefícios significativos. Mesmo antes de mudar para os principais sistemas de TI, as empresas podem progredir para procedimentos mais padronizados ou otimizados. Para aumentar suas chances de sucesso e maximizar as vantagens, os líderes da empresa devem considerar as seguintes medidas.
Toward Digitized Workforce Management
Replacing legacy workforce management practices typically involves a lengthy and complex process, requiring careful planning from the outset. Nevertheless, with the right approach, utility companies can achieve significant benefits. Even before shifting to major new IT systems, companies can progress to more standardized or optimized procedures. To increase their chances of success and maximize advantages, company leaders should consider the following measures.
Identificar metas apropriadas
Antes de investir em novos sistemas, pesa os custos e os benefícios. Provavelmente, sua empresa não deve segmentar a digitalização completa imediatamente, mas progredir gradualmente. As empresas nos estágios iniciais de transformar seus sistemas de gerenciamento da força de trabalho se beneficiarão mais, padronizando e otimizando seus processos.
A boa notícia é que, ao adiar os investimentos grandes e caros, sua empresa se beneficiará de preços mais baixos no futuro. Os custos de compra já caíram acentuadamente: há dez anos, um sistema de comunicação móvel para uma força de campo de 1.000 trabalhadores custa mais de US $ 10 milhões. Hoje, as concessionárias podem comprar o mesmo sistema por cerca de US $ 5 milhões. Soluções mais direcionadas que atendem às necessidades específicas podem ser muito mais baratas e ainda oferecer benefícios significativos. Por exemplo, sua empresa pode comprar uma ferramenta de agendamento baseada em planilhas ou desenvolver um pacote de agendamento simples por menos de US $ 1 milhão.
Escolha uma solução de TI que suporta sua ambição digital
Considere os requisitos atuais de tecnologia da informação e tecnologia operacional da sua empresa com o objetivo de alinhar os recursos de computação e monitoramento de processos centrados em dados. Uma opção: invista em um sistema de TI totalmente integrado que suporta a coleta, análise e relatórios padronizados de dados em várias partes da empresa e inclui módulos específicos de gerenciamento da força de trabalho.
Utilitários também podem optar por desenvolver ou comprar produtos de software adaptados para tarefas individuais, como agendamento dinâmico. Embora essa seja provavelmente a opção mais barata e menos demorada, requer uma camada de interface robusta que vincule o novo software aos sistemas existentes. Em vez disso, eles devem desenvolver ou comprar soluções de software de gerenciamento de força de trabalho direcionadas. Dessa forma, eles ganharão experiência valiosa para quando adotarem soluções digitais mais avançadas - incluindo requisitos de identificação, implementando novos processos e redefinindo as funções dos trabalhadores.
Our work with leading utilities revealed that companies still in the midst of standardizing their workforce management procedures should pause before adopting a comprehensive integrated software suite. Instead they should develop or purchase targeted workforce management software solutions. This way, they will gain valuable experience for when they adopt more advanced digital solutions—including identifying requirements, implementing new processes, and redefining worker roles.
Some utilities should pause before adopting a comprehensive integrated software suite.
alocar tempo e recursos suficientes para o seu programa de transformação
Empresas que visam alcançar as melhores práticas devem estabelecer um programa completo de transformação de gerenciamento da força de trabalho, em vez de buscar mudanças fragmentadas. Como primeiro passo, compare a qualidade e os custos de seus procedimentos atuais contra colegas e identifique as áreas mais prementes para melhorias. Você também deve executar programas piloto em regiões individuais para testar mudanças nas áreas prioritárias dos negócios. Isso ajudará a identificar possíveis economias e a viabilidade dos procedimentos propostos.
Em seguida, desenvolva um plano detalhado que estabeleça metas em toda a empresa, estabeleça um roteiro para alcançá -los e nomeia uma equipe de implementação dedicada. Como o processo envolve mudanças significativas nas funções dos funcionários, você precisará consultar os representantes dos trabalhadores. As empresas devem alocar de 6 a 12 meses para fazer grandes alterações nos sistemas existentes e mais 6 a 18 meses para que as alterações se tornem incorporadas como sistemas viáveis. A garantia de vitórias rápidas ao lado de transformações em larga escala ajudará a manter o impulso e demonstrará sucesso. Apoie o processo de mudança com uma equipe de gerenciamento de projetos pequena, mas ativa, para garantir que as metas e marcos sejam totalmente atendidos.
aloce 6 a 12 meses para fazer grandes alterações nos sistemas existentes.
Ofereça seus incentivos à força de trabalho para mudança
Claramente, os tipos de procedimentos de gerenciamento da força de trabalho que descrevemos alterarão radicalmente o local de trabalho para os funcionários. A equipe de campo obterá tarefas e outras informações de tarefas remotamente, através de dispositivos portáteis; Eles trabalharão com óculos de realidade aumentados e se comunicarão com o centro de operações usando tablets; Seu desempenho será examinado mais de perto; E eles passarão mais tempo no campo e menos tempo viajando ou no centro.
Gerenciamento de força de trabalho mais eficiente também significa mais economia e menos funcionários necessários para realizar o mesmo trabalho. Mas isso não precisa significar demissões imediatas. Considere empregar sua nova força de trabalho "sobressalente" para enfrentar as seguintes áreas importantes:
- Corte o atraso de tarefas pendentes mantendo proativamente a rede, reduzindo o risco de falhas futuras. As empresas devem, no entanto, ainda considerar retenção de contratados para algumas tarefas. Isso não apenas permitirá que você gerencie melhor os picos na carga de trabalho, mas também fornecerá uma referência útil para avaliar a produtividade de seus próprios trabalhadores.
- Save fees previously paid to external contractors by using employees to carry out a portion of contractor jobs. Companies should, however, still consider retaining contractors for some tasks. This will not only allow you to better manage peaks in workload but also give you a useful benchmark to gauge the productivity of your own workers.
Em algum momento, no entanto, as eficiências da digitalização exigirão a redução da equipe. As seguintes medidas de melhor prática ajudarão você a gerenciar demissões:
- Decida quantos funcionários você precisará nas próximas décadas e planejar de acordo. Em vários mercados desenvolvidos, há uma escassez de técnicos qualificados que estão dispostos a trabalhar no campo. Portanto, as empresas podem querer manter a equipe excedente para manter um nível mínimo de habilidades de força de trabalho a longo prazo.
- While a hiring freeze is effective in cutting staff numbers, companies should treat it only as a temporary solution since a sustained stop on recruiting is also likely to lead to a shortage of necessary skills in the future.
- Use métricas transparentes e robustas para demonstrar diferenças no desempenho individual, justificar a eliminação de retardatários perpétuos e reforçar as metas de desempenho para a equipe restante. Informe os funcionários os objetivos da transformação, o progresso feito com diferentes iniciativas e os sucessos conquistados. Motivar os trabalhadores, renovar as metas organizacionais e os principais indicadores de desempenho e alinhar as metas pessoais dos indivíduos e a remuneração com elas. Para obter resultados sustentáveis e de alta qualidade à medida que avançam em direção à digitalização completa, os gerentes devem identificar uma estratégia e a solução de TI que melhor se encaixe em sua organização. Eles também precisarão gastar o tempo e o esforço necessários para alterar as práticas e atitudes da força de trabalho existentes. Ao adotar uma abordagem evolutiva que inclua a padronização e otimização dos processos existentes, eles podem gerenciar sua força de trabalho com eficiência no futuro. Balázs Kotnyek
Given the impact of the changes that come with digitization, you will need to communicate with your staff to bolster morale, often and in detail. Let employees know the goals of the transformation, the progress made with different initiatives, and the successes won. To motivate workers, revamp organizational targets and key performance indicators, and align individuals’ personal targets and remuneration with those.
Digital workforce management solutions are revolutionizing how utility companies organize and execute field work. To achieve high-quality, sustainable results as they move toward full digitization, managers should identify a strategy and IT solution that best fit their organization. They will also need to spend the time and effort required to change existing workforce practices and attitudes. By adopting an evolutionary approach that includes the standardization and optimization of existing processes, they can manage their workforce efficiently far into the future.
