The Zero-Based Approach to Smarter Spending for Industrial Companies

Today’s shock-upon-shock global economy can cause companies to act in haste, making aggressive cuts in staff and operations before conditions get even worse. It’s a particularly tempting approach for the industrial segment, with its long lead times, significant fixed costs, high energy usage, and reliance on supply chains stretched thin around the world. Better to cut quickly and thoroughly than prolong the process, the thinking goes.

O problema é que uma resposta tão não calibrada pode causar consequências imprevistas que prejudicam a recuperação de uma empresa. Um instrumento muito franco pode afundar o moral, reduzir o crescimento e motivar os melhores talentos a marchar pela porta. As empresas que se movem rapidamente, mas não respondem com métodos de gerenciamento de custos mais ágeis e a realocação de recursos se tornarão menos competitivos. Eles também perderão a oportunidade de se tornarem mais resistentes.

Uma resposta melhor? Uma antiga ideia foi nova: Orçamento baseado em zero (ZBB) . Desenvolvido na década de 1970, a base zero exige que as empresas reexamine e justifiquem cada uma de suas atividades como se fossem novas. Notavelmente, a pergunta final a ser respondida em um exercício de basquete zero não é "Isso é necessário?" Em vez disso, é "essa despesa apóia as metas estratégicas da empresa para o sucesso no mercado?"

The “budgeting” in zero-based budgeting is something of a misnomer. The methodology goes way beyond a budgeting exercise, allowing industrial organizations to become more mindful and flexible about spending allocations. Full visibility into expenditures and activities—either those wasted with low value-add or those with high value-add—helps guide what to do next in uncertain times. And it does so without losing focus on the future, ensuring that growth is still paramount even while resources are being reevaluated.

A New World for Industrial Resourcing

Disruption has become the norm. Ukraine. Pandemic. Rising interest rates. Rising temperatures. Rising energy prices. All are dislocating supply chains and contributing to price inflation on a global scale. Overhead costs such as energy, IT, and logistics, as well as personnel expenses, are escalating too, pressuring corporate EBIT margins.

This reality is no short-term blip. Uncertainty—social, political, economic—is becoming a permanent feature of the business environment, requiring organizations to rethink and restructure how they plan and execute operations.

The counter to these powerful negative forces is surprisingly straightforward. Organizations must find cost savings, then reallocate those financial assets and capacity to growth-inducing areas. Doing so requires organizational agility, relentless focus on cost management, and commitment to investing in growth.

This is where zero-based budgeting comes in. Applied in a holistic, companywide, cross-silos manner, ZBB provides tools and techniques for organizations to tackle upcoming disruptions and become more resilient. It allows them to rediscover their ability to produce significant and sustainable cost reductions without slowing performance or reducing competitiveness. We have seen ZBB deliver unprecedented transparency and gross savings of between 10% and 30% of costs. Savings are applied to the most strategic areas, such as reinvesting for growth in core and adjacent businesses, underwriting M&A, or accelerating business transformation.

Embora major Empresas industriais adotaram métodos ZBB, muitos mais poderiam se beneficiar. Isso é especialmente verdadeiro quando entramos em 2023, com os preços da energia permanecendo incertos. As empresas industriais geralmente avançam na otimização de custos de seus DIRECT Gastos de materiais e serviços. Freqüentemente, as equipes avançadas de P&D e industrialização aplicam um amplo portfólio de métodos de otimização de custos, como o custo -alvo. Mas a força dessas empresas no gerenciamento dos custos diretos de materiais e serviços é muitas vezes uma fraqueza em Indirect Gastos. Transparência muito baixa em custos indiretos e suas fontes fornecem desculpas para comportamentos menos do que ideais. Nessas situações, os métodos ZBB podem levar a uma melhoria significativa nas atitudes dos gerentes em relação aos custos, além de melhorar a competitividade geral dos custos. As empresas podem redirecionar os gastos para oportunidades de crescimento, identificando gastos desnecessários presos em áreas herdadas. Eles fazem isso fazendo perguntas como: Se eu começaria do início, como projetaria meu orçamento? Quais processos de planejamento podem levar a eficiências energéticas na produção? Como posso evitar nosso mau hábito de pagar cobranças excessivas no ar para o envio de última hora para os clientes?

A Deeper Dive into Zero Basing

The zero-based budgeting approach reimagines the indirect cost base from scratch and allocates funds based on necessity and value—rather than building on past budgets. Companies can redirect spending toward growth opportunities by identifying unnecessary spending trapped in legacy areas. They do this by asking such questions as: If I would start from the beginning, how would I design my budget? What planning processes could lead to energy efficiencies in production? How can I avoid our bad habit of paying excessive airfreight charges for last-minute shipping to customers?

Embora a redução de custos de curto e longo prazo seja um objetivo principal do ZBB, também otimiza os recursos, identificando as alavancas de redução da demanda e processos de tunes fina para eliminar as ineficiências. Em outras palavras, o objetivo não é apenas cortar os gastos, mas reconhecer as causas desse gasto. Por exemplo, se um fabricante de peças de automóveis precisar diminuir os custos para refletir as projeções de receita em queda, ele poderá usar os métodos ZBB para identificar e alterar os gastos variáveis ​​de TI, analisando áreas de custo discretas, como capacidade de nuvem, taxas de licença CAD e projetos de desenvolvimento de TI. Essa abordagem cirúrgica para cortar custos evita hacks indiscriminados.

Orçamento baseado em zero em três etapas

ZBB goes beyond simple cost cutting. The objective is to rigorously reset the nonpersonnel cost basis of an organization and ensure that it is kept lean on a long-term basis. Industrial enterprises can approach zero basing in three steps:

• Criar transparência. Isso gera visualizações não apenas quando os custos são alocados, mas quais drivers de custo operacional estão em jogo. O valor pode ser extraído apenas por ser intencional e transparente sobre o que gera demanda. Por exemplo, observe quanto as unidades de negócios gastam em serviços ou compras em comparação com outras unidades. Essa análise pode revelar diferenças significativas nos gastos em áreas semelhantes e desafios de suporte aos gerentes de orçamento. Isso gera um pensamento criativo sobre possíveis economias e alinhamento em torno de novos padrões de gastos. Por exemplo, para identificar os criadores de valor na logística, as etapas podem incluir os principais baldes de custo e os requisitos de transporte (modo de transporte, tarefas aduaneiras, armazenamento, embalagem) transparentes e, em seguida, desenvolver iniciativas de redução de custos, como a troca de uma operação planejada para o mar para mar para mar ou ferroviário. As iniciativas complementares podem introduzir novos mecanismos de aprovação de casos de negócios para escolher o transporte mais econômico, reduzir o espaço de armazém externo ou reduzir os gastos com embalagens por meio de soluções de embalagem aprimoradas.  Through cost mapping and advanced data analytics, industrial companies quantify spending on each business unit at a highly granular level. This generates views into not only where costs are allocated but what operational cost drivers are at play. Value can be extracted only by being intentional and transparent about what generates demand. For example, look at how much business units spend on services or procurement compared with other units. Such an analysis can reveal significant differences in spending in similar areas and support challenges to budget managers.
• Identify value. A critical initial task for organizations transitioning to a resource management mindset is identifying value creation levers and challenging third-party indirect costs and personnel spending. This generates creative thinking about potential savings and drives alignment around new spending patterns. For example, to identify value creators in logistics, steps could include making the main cost buckets and transportation requirements (mode of transport, customs duties, warehousing, packaging) transparent and then developing cost reduction initiatives such as switching a planned airfreight operation to sea or rail. Companion initiatives could introduce new business case approval mechanisms for choosing the most cost-efficient transport, reducing external warehouse space, or reducing packaging spending through improved packaging solutions. 
• Ativar Execução. Centros de serviço compartilhados de terceirização ou insuficiência seriam um exemplo de alteração do modelo operacional. As empresas também podem estabelecer roteiros e cartas marcantes, implementar as melhores ferramentas digitais da categoria para acompanhar a transformação e capacitar a mudança organizacional por meio de uma jornada do ZBB para suas equipes de gerenciamento. Como um suplemento aos proprietários de P&L existentes, uma nova função comercial, o "proprietário da categoria de custo", é responsável por desafiar comportamentos de gastos e eliminar qualquer viés em favor das vacas sagradas. Os proprietários da categoria de custo desenvolvem uma perspectiva de unidade cruzada ao longo de cada categoria de custo e geralmente solicitam rastreamento rigoroso do valor realizado a partir de cada iniciativa como parte de sua responsabilidade do ZBB. Melhor ainda, o esforço permite o potencial sustentável e de economia de custos a longo prazo, com cada atividade justificada por sua contribuição para o valor geral da empresa. Mas o processo estruturado de Zero Basing pode (e deve) também levar a uma cultura de gerenciamento de custos. Dirigido do topo da organização, o ZBB estabelece uma disciplina financeira coletiva, defendendo uma mudança de mentalidade de "O que é meu?" Para “O que é melhor para a empresa?” Execution enablement is the iterative process of providing the organization with the framework and resources required to achieve strategic outcomes ranging from simple policy changes to operating model revisions. Outsourcing or insourcing shared service centers would be an example of an operating model change. Companies can also establish roadmaps and milestone charters, implement best-in-class digital tools to accompany the transformation, and empower organizational change through a ZBB journey for their management teams.

A key element in ZBB is building up dual cost accountability. As a supplement to existing P&L owners, a new business role, the “cost category owner,” is given responsibility for challenging spending behaviors and eliminating any bias in favor of sacred cows. Cost category owners develop a cross-business-unit perspective along each cost category and typically request rigorous tracking of the value realized from each initiative as part of their ZBB responsibility.

With these three steps accomplished, the industrial enterprise has a solid foundation for the upcoming cost setting and budgeting cycle, starting at “year zero.” Better still, the effort enables sustainable and long-term cost savings potential, with each activity justified by its contribution to the business’s overall value.

Becoming a Zero-Based Organization

Using ZBB tools and techniques to improve cost management in uncertain times would be a worthy effort in itself. But zero basing’s structured process can (and should) also lead to a culture of cost management. Driven from the very top of the organization, ZBB establishes a collective financial discipline by advocating a shift in mindset from "What is mine?” to “What is best for the company?”

Quando uma empresa se transforma em uma organização baseada em zero (ZBO), as hierarquias de gerenciamento herdado produzem uma estrutura organizacional rápida, simplificada e flexível. Por exemplo, as iniciativas realizadas podem reduzir as camadas hierárquicas nas funções da organização e aumentar os vãos de controle dos gerentes. As empresas também devem tentar dividir as informações e processar silos nas funções e identificar recursos redundantes em unidades de negócios. Além disso, o ZBO visa conectar o design organizacional à agenda estratégica planejando as necessidades futuras de talentos e capacidade, ao mesmo tempo em que articula os objetivos atuais. Uma pergunta típica pode ser “Que realizações esperamos das pessoas da organização?”

Nunca desperdice uma crise

Agora que as interrupções do mercado parecem persistir para o futuro próximo, as empresas industriais precisam tomar ações defensivas e proativas em torno do gerenciamento de custos. O orçamento baseado em zero fornece às empresas intervenções imediatas para garantir a viabilidade em tempos incertos. Eles podem se preparar para a turbulência futura do mercado, tomando as seguintes medidas:

• ALOCAR FUNDOS SUFÍCIOS para áreas de crescimento e atividades de valor agregado. Retire o desperdício, reduza os custos comerciais legados e realocgue a economia para oportunidades promissoras de crescimento. Estabeleça uma cultura de consciência de custo e simplicidade com uma mentalidade proprietária -operadora. Crie e incorpore um ethos de gerenciamento de custos por meio de novas funções, responsabilidades e processos. Um fornecedor automotivo aplicou a metodologia para criar flexibilidade financeira para investimentos planejados em empresas principais e adjacentes e injetar uma mentalidade de valor entre sua equipe de gerenciamento. Paralelamente, projetou uma organização baseada em zero para melhorar a agilidade e acelerar o tempo para o mercado. "Com o ZBB, alcançamos uma mudança de etapa em nossa competitividade", de acordo com o CEO. No clima econômico atual, fornece uma base para a resiliência a longo prazo. Mas instituir uma estrutura ZBB e impulsionar a mudança cultural e organizacional relacionada pode ser um trabalho árduo. Espere que funções entrincheiradas resistam, pelo menos inicialmente. Espere que os gerentes se irritem com os desafios de suas prioridades de orçamento. Espere que os processos de orçamento dêem dois passos para cada um passo adiante até que o novo regime se instale. Dados esses desafios, as empresas precisam pensar proativamente sobre as etapas de transformação, mentalidade e práticas de alocação de recursos necessárias para alcançar o sucesso de longo prazo. Andreas Gräf
• Create new ways of working. Establish a culture of cost consciousness and simplicity with an owner–operator mindset.
• Introduce cultural change. Create and embed a cost management ethos through new roles, responsibilities, and processes.

Companies often use ZBB in uncertain times to strengthen the business model and prepare for the next growth chapter. One automotive supplier applied the methodology to create financial flexibility for planned investments in core and adjacent businesses and to inject a value mindset among its management team. In parallel, it designed a zero-based organization to improve agility and accelerate time to market. “With ZBB, we reached a step change in our competitiveness,” according to the CEO.

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Zero-based budgeting delivers benefits in virtually all market conditions. In the current economic climate, it provides a foundation for long-term resilience. But instituting a ZBB framework and driving the related cultural and organizational change can be hard work. Expect entrenched functions to resist, at least initially. Expect managers to chafe at challenges to their budgeting priorities. Expect the budgeting processes to take two steps back for every one step forward until the new regimen settles in. Given these challenges, companies need to think proactively about the transformation steps, mindset, and resource allocation practices required to achieve long-term success.